Іноді списки справ, з якими потрібно терміново розібратися, виглядають нескінченними, і навіть дивитися на них - вже втомлює. Ми всі хочемо знати, як впоратися з лінню і прокрастинація (схильність до постійного відкладання важливих і термінових справ - ред.), І почати нарешті все встигати.
Відповідь на ці питання знає доцент Джорджтаунського університету Кел Ньюпорт - автор бестселерів «Гарного працівника не можна не помітити» і «Досить мріяти, займися справою! Чому важливіше добре працювати, ніж шукати хорошу роботу ».
Ньюпорт вражає своєю нелюдською продуктивністю. Кел працює на повну ставку в університеті - викладає і проводить зустрічі зі студентами. Він автор чотирьох книг, працює над п'ятою, а також встигає щорічно публікувати не менше шести рецензованих великих статей в академічних журналах. Крім того, Ньюпорт одружений і має маленьку дитину - з усіма наслідками, що випливають звідси сімейними і батьківськими обов'язками. Також він регулярно оновлює свій блог про продуктивність і мистецтві самопрезентації.
І при всьому цьому Кел кожен день іде з роботи рівно о 17.30 і практично ніколи не працює по вихідних. Ні, він не володіє суперсилою і за нього не працюють 15 чоловік. Просто він дотримується певних правил управління часом. Ось вони.
Списки - зло. Графік - все.
Списки справ самі по собі не приносять користі. Вони - всього лише перший крок. На справи зі списку обов'язково потрібно відводити певний час і вписувати в свій графік. Це дозволяє вам більш реалістично оцінювати, коли і скільки завдань ви можете виконати за певний час. А також - виконувати завдання тоді, коли це найбільш ефективно, а не просто тому що це «пункт № 4».
Поки ваш список справ не прив'язаний до часу - це просто виш-лист і більше нічого.
«Графік змушує вас чітко розуміти, скільки у вас є часу і скільки його йде на виконання того чи іншого завдання. Якщо ви склали графік, то можете бачити всю картину цілком, і зробити продуктивним кожну вільну годину протягом робочого дня. Таким чином ви не тільки втискується більше справ в певний проміжок часу, а й маєте можливість виконувати роботу в тому місці, де ви справляєтеся з нею найкраще », - каже Ньюпорт.
Експерти згодні з тим, що якщо ви не віддаєте собі звіт в тому, скільки часу у вас відніме ту чи іншу справу, ви прирікаєте себе на провал. Так, зрозуміло - вас відволікають, завдання звалюються несподівано і в останній момент. Все це також потрібно враховувати при складанні графіка. Так, все змінюється і не завжди проходить так, як задумано, але у вас повинен бути план. В іншому випадку ви просто втрачаєте час.
«Прив'язка роботи до часу також позбавляє вас можливості прокрастініровать. Вам більше не доведеться вирішувати, виконати роботу зараз або пізніше - рішення вже прийнято », - констатує Ньюпорт.
Подібне підхід може здатися нудним і механістична. Однак це зовсім не так. Дослідження показують, що це чудова ідея - складати графік використання не тільки робочого, але і свого вільного часу. Це може значно поліпшити якість життя.
Уявіть, що сьогодні закінчите роботу о 17.30, а вже після цього складайте план дня
Робота займе весь час - скільки б на неї ні виділили. Якщо ви приділяєте їй 24 години на добу сім днів на тиждень, вгадайте, що станеться?
Якщо ви хочете досягти балансу між особистим і робочим, вам потрібно визначити межі. Це також допоможе вам краще виконувати свою роботу, оскільки змусить вас прикладати зусилля до того, щоб бути більш ефективним. Установкою дедлайну на 17:30 і робочий графік допоможуть вам впоратися з горою обязательств.Ньюпорт називає це «фіксованою продуктивністю графіка».
«Зафіксуйте свій ідеальний графік і намагайтеся зробити так, щоб все сходилося - при цьому жорстко відсіваючи зобов'язання, відмовляючи людям, стаючи важкодоступним і відкидаючи непотрібні і непотрібні завдання протягом дня. Мій досвід в складанні такого жорсткого графіка на практиці призвів до десятків дійсно розумних, корисних і продуктивних рішень », - ділиться досвідом Ньюпорт.
Дослідження стверджують, щоб не згоріти на роботі, потрібно подбати також про почуття контролю над своїм графіком. Все що підвищує вашу впевненість у тому, що ви контролюєте ситуацію - причому не важливо, чи дійсно ви її контролюєте чи ні, - знижує рівень вашого стресу.
Складайте план на весь тиждень
Ви ніколи не зможете бути у всеозброєнні, якщо живете, плануючи своє життя всього на крок вперед і не думаючи про завтрашній день.
«Люди зазвичай не бачать повної картини співвідношення часу і їх графіка. Я точно знаю, що і о котрій годині я роблю кожен день протягом усього тижня. І навіть знаю, що я буду робити через місяць або три », - каже Кел.
Чи вважаєте, що це занадто нудно, занадто складно? Це набагато простіше, ніж ви думаєте. Все що вам необхідно - це один годину вранці щопонеділка.
«Щопонеділка я сідаю і складаю план на тиждень. Переглядаю пошту, звіряюся зі списком справ, дивлюся на календар і прикидаю, що в якийсь день на тижні краще зробити. Я пишу лист і відправляю його сам собі. Оскільки я перевіряю пошту кожен день, то точно знаю, що графік постійно буде потрапляти мені на очі кілька разів в день »- розповідає Ньюпорт.
Якщо ви думаєте, що достатньо просто тримати свій розклад в голові, то ви помиляєтеся. Дослідження показують, що, записуючи свої плани, ви підвищуєте ймовірність того, що будете їм слідувати.
Робіть трохи, але на совість
Можливо, ви думаєте «У мене стільки роботи! Я не встигну її зробити за такий короткий час! ». І Кел Ньюпорт з вами згоден - не зробите. Однак він вважає, що це не привід опустити руки і стирчати на роботі до десятої вечора.
Вам просто потрібно взятися за меншу кількість завдань. Робити все відразу - не обов'язково. Запитайте себе «Які заняття представляють реальну цінність?». А потім постарайтеся позбутися від більшої частини того, що не увійшло в список відповідей.
«Вас оцінюють по тому, що ви вмієте робити найкраще. Тому щоб досягти успіху, потрібно намагатися робити не надто багато, зате робити це якомога краще. Люди часто звалюють на себе більше, ніж можуть осилити. А я від більшості речей просто відмовляюся. Особливо - від занять, які навряд принесуть якусь користь »- говорить Ньюпорт.
Якщо вам здається, що вам просто не вистачає часу, то відомий дослідник тайм-менеджменту Джон Робінсон з вами не згоден. Хоча багатьом американцям і європейцям здається, ніби вони працюють тяжко як ніколи, згідно з дослідженнями Робінсона, за останні 40 років у всіх країнах світу середня кількість робочих годин значно скоротилося. За його словами, у всіх з'явилася купа часу на неробство.
Отже, якщо вам здається, що у вас ні на що не вистачає часу, перестаньте робити дрібну і безглузду роботу, яка відволікає вас від дійсно важливих завдань. Робіть менше, але на відмінно.
Менше поверхневої роботи, більше серйозних справ
Не вся робота однаково корисна. Кел вважає, що всі працівники інтелектуальної праці стикаються з двома її типами - поверхневої і серйозною.
«Поверхнева робота - це всякі дрібниці на зразок імейл, нарад, постійного потоку непотрібної офісної інформації. Речі, в яких ніяк не можна використовувати свої таланти. Серйозна ж використовує ваші можливості по максимуму, даючи при цьому цінний результат і розвиваючи ваші здібності », - пояснює Ньюпорт.
Проблема в тому, що більшість з нас буквально тоне в безглуздих і поверхневих дрібницях. Люди, які весь час зайняті, зазвичай роблять набагато менше тих, хто в змозі закінчувати роботу до 17.00 щодня. Тому що єдина причина, по якій їм доводиться працювати ночами і на вихідних - їх робочий час переповнене поверхневими дрібними проблемами. Вони відповідають на імейл, беруть участь в інформаційній круговерті і т. П. Все це з'їдає купу часу і не має ніякої цінності.
Ніхто ще не ставав великим начальником тільки тому, що відповів на всі отримані імейл або сходив на більшу кількість нарад, ніж інші.
Кел вважає, що поверхнева робота допомагає вам зберегти місце роботи, а серйозна - створює вам ім'я.
Виділяйте собі великі проміжки часу, коли вас ніхто не відволікає від виконання завдань, які принесуть найбільш цінний результат. Кращий перший крок в цьому напрямку - перестати перевіряти пошту насамперед з ранку.
Тім Феррісс, автор міжнародного бестселера «Чотиригодинна робочий тиждень», радить, наскільки це можливо, не перевіряти пошту в перші годину-дві після того, як ви прийшли на роботу. Перевірка пошти рідко дозволяє вам дізнатися щось дійсно важливе. Якщо вам здається, що без читання мейлів ви не робите 100% роботи, тоді спочатку зробіть хоча б 80-90%, а вже після цього треба зайти в пошту і насолодитеся дофамінових збудженням і кортизолової панікою.
за матеріалами Barking Up The Wrong Tree .
Якщо ви приділяєте їй 24 години на добу сім днів на тиждень, вгадайте, що станеться?Чи вважаєте, що це занадто нудно, занадто складно?
Запитайте себе «Які заняття представляють реальну цінність?
