- Хто займається утилізацією документів
- Порядок проведення процедури
- Як правильно знищити документи
- Правила щодо складання акта про знищення документів
- Інструкція щодо заповнення акта
- зберігання акту
Акт про знищення документів складається тоді, коли підприємство або організація позбавляється від накопичених за роки роботи паперів. Це можуть бути зіпсовані або втратили свою актуальність документи, а також паперові носії з простроченим терміном зберігання. Але все ж найчастіше це архівні документи, подальше зберігання який втратило сенс. Як правило, знищення документів носить досить регулярний характер, оскільки щороку компанії накопичують величезний обсяг паперової документації і відповідно щороку з'являються паперу, що підлягають знищенню.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акта про знищення документів .doc Завантажити зразок заповнення акту про знищення документів .doc
Хто займається утилізацією документів
Для знищення документів створюється спеціальна комісія, до складу якої має входити не менше двох осіб. Зазвичай це співробітники різних структурних підрозділів підприємства, в тому числі і того відділу, документи якого підлягають утилізації. Підписи кожного з них повинні стояти на акті про знищення паперів.
При цьому не варто забувати про те, що члени комісії несуть відповідальність за знищувані документи. Саме тому до даного процесу варто ставитися дуже уважно, щоб не допустити утилізації паперів, що не втратили свого значення.
Не потрібно забувати і про те, що більшість документів слід зберігати не менше п'яти років, в іншому випадку можливі серйозні санкції з боку наглядових органів.
Порядок проведення процедури
Як вже було сказано вище, перед тим, як перейти безпосередньо до процесу знищення паперів, спеціальним наказом керівника підприємства призначається комісія, яка відповідає за всю процедуру проведення утилізації від початку і до кінця.
Насамперед члени комісії проводять експертну оцінку накопичилася документації. Мета її - переконатися в тому, що утилізуються документи не мають цінності для підприємства, не містять ніякої важливої та актуальної інформації, а також мають завершений термін зберігання.
Потім складається спеціальний акт, куди вноситься перелік підлягають утилізації документів і тільки після цього можна приступати безпосередньо до процедури. Після того, як вона буде успішно завершена, акт про утилізацію візується комісією.
Як правильно знищити документи
Існують загальноприйняті способи знищення документів. Це може бути спалення (не завжди зручно і не екологічно) або утилізація за допомогою спеціального того, що знищує паперів (можлива тільки тоді, коли документів не надто багато). Однак якщо обсяг документів великий, то краще всього вдатися до послуг спеціалізованої компанії, яка професійно займається утилізацією паперової документації. В цьому випадку потрібно оформити з виконавцем передавальний акт, де вказується обсяг, вага, дата, кількість справ і т.п. параметри.
Щоб уникнути попадання в руки зловмисників, ні в якому разі не допускається викидання документів в сміттєві контейнери або на звалище, здача їх в макулатуру або використання в якості чернеток.
Правила щодо складання акта про знищення документів
Документ не має стандартного, рекомендованого до застосування зразка, тому складатися він може у вільному вигляді або за шаблоном, розробленому на підприємстві. Незалежно від того, який варіант для написання акта буде обраний, його структура завжди повинна бути приблизно однакова.
- Спочатку документа вказується назва організації.
- Окремо вписується складу комісії.
- У спеціальну таблицю (але можна і простим перерахуванням) вноситься конкретний список знищуваних документів.
- Також в документі можна вказати вагу або обсяг утилізованих паперів.
- В кінці акт повинен містити підписи усіх членів комісії з утилізації та автограф керівника.
Якщо обсяг документації занадто великий папери діляться на категорії та вносяться до бланку окремими позиціями.
Завіряти акт печаткою не обов'язково, оскільки він відноситься до внутрішньої документації фірми (на забуваємо і про те, що з 2016 року юридичні особи мають законне право не використовувати в своїй діяльності штампи і печатки для посвідчення паперів).
Оформляти акт можна як на звичайному простому аркуші А4 формату, так і на фірмовому бланку компанії, писати можна як в рукописному, так і в друкованому вигляді. Примірників складається стільки, скільки необхідно (зазвичай по одному для кожного члена комісії та для самої організації) і кожен з них засвідчується належним чином.
Інструкція щодо заповнення акта
- На початку документа, праворуч, необхідно вписати повне найменування компанії (із зазначенням організаційно-правової форми), а також дату створення документа і його номер по внутрішньому документообігу. Зліва відводиться місце для його візування керівником підприємства (тут вписується посаду начальника, прізвище, ім'я, по батькові), а один рядок залишається порожньою - під підпис. Далі посередині рядка вноситься назва документа.
- В основну частину акта вписують
- підставу для проведення процедури знищення документів (наказ, розпорядження керівника і т.д. із зазначенням номера та дати);
- склад комісії, з виділенням голови і її членів - тут потрібно вписувати їх посади, прізвища, імена, по батькові;
- фіксується проведення експертної оцінки та відбору документів для утилізації, а також в спеціальну таблицю вноситься їх перелік. Під таблицею потрібно цифрами і прописом вказати кількість позицій, внесених в таблицю, а також задокументувати сам факт знищення документів.
- На завершення акт повинні підписати всі члени комісії. Навпаки підписів повинна стояти їх розшифровка. Тільки після цього документ передається на затвердження керівнику, який своїм автографом ставить остаточну крапку в даному процесі.
зберігання акту
Після утилізації паперів, складання і візування акта, він передається на зберігання до архіву підприємства, де міститься рівно стільки, скільки потрібно зберігати подібного роду документи згідно із законом. У разі необхідності акт може бути витягнутий з архіву і використаний як доказ при вирішенні різноманітних конфліктних ситуацій і розглядів.
